POLÍTICA INTEGRAL HSEQ

COLVIAJES S.A., presta servicios de Transporte Terrestre Automotor Especial de Pasajeros, con altos estándares de calidad, seguridad y salud en el trabajo, protección al medioambiente, responsabilidad social corporativa, sostenibilidad turística y el desarrollo herramientas tecnológicas de vanguardia, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales y contractuales, para lo cual se compromete a:

  • El desarrollo de acciones para el cumplimiento de los compromisos contractuales y la legislación colombiana vigente aplicable a la actividad económica de la empresa.
  • La asignación de recursos para el desarrollo y mantenimiento de los Sistemas Integrados de Gestión.
  • La administración de riesgos y la generación controles, a partir de una identificación de peligros en la operación, ambientales y laborales permitiendo tomar acciones que busquen, controlar, minimizar o llevar a un estado tolerable el riesgo.
  • Generar una cultura de servicio, enfocada hacia el cumplimiento de las necesidades y requerimientos de nuestros clientes, con servicios oportunos y seguros.
  • Garantizar que el talento humano sea competente y comprometido con la organización.
  • La Promoción de la calidad de vida laboral, la prevención de enfermedades laborales, la prevención de los accidentes y daños a la propiedad, así como el impacto socio- ambiental.
  • Asegurar el crecimiento, rentabilidad y sostenibilidad de la empresa, según el marco estratégico.
  • Gestionar la cultura del mejoramiento continuo en todos sus procesos.
  • Implementar estrategias, para asegurar el bienestar físico, mental y social de sus empleados, ofreciendo lugares de trabajo seguros y confortables, respetando los derechos de los trabajadores, sancionando cualquier forma de acoso laboral y cualquier práctica que implique afectación a la dignidad humana.
  • Todos los colaboradores, contratistas y visitantes, tendrán la responsabilidad de cumplir con las normas y procedimientos de seguridad, con el fin de realizar un trabajo seguro y productivo, igualmente serán responsables de notificar oportunamente todas las condiciones que puedan generar consecuencias y contingencias para todas las partes interesadas de la organización
  • El Compromiso a salvaguardar los recursos naturales, garantizando la implementación de medidas que prevengan, mitiguen, corrijan y/o compensen los aspectos e impactos ambientales significativos generados por las actividades y servicios relacionados con la actividad económica de Colviajes S.A.
  • Evitar la contaminación del medio ambiente mediante una adecuada segregación, clasificación, manejo y disposición final de residuos de acuerdo con la normatividad vigente.
  • Implementar medidas para la adopción de prácticas seguras como: El uso del cinturón de seguridad, no conducción de vehículos cuando el conductor presente un estado de fatiga, no consumo de alcohol y sustancias psicoactivas, el no uso de equipos de comunicación o equipos bidireccionales durante la conducción, el uso de elementos de protección personal (según los elementos definidos para cada cargo) que cumplan con las exigencias de calidad y normatividad legal aplicable.

POLÍTICA NO CONSUMO DE ALCOHOL Y SUSTANCIAS PSICOACTIVAS Y TABACO

COLVIAJES SA, está comprometida en proporcionar un sitio de trabajo seguro, saludable y productivo a todos sus empleados consiente de la responsabilidad en sus contratistas clientes y comunidades.

Bajo el concepto de cero tolerancias al consumo de alcohol y sustancias psicoactivas.

La empresa reconoce que el abuso de alcohol, drogas, tabaco y otras sustancias por parte de cualquier empleado, perjudicará su capacidad de rendir en forma apropiada y tendrá efectos adversos sobre la seguridad, eficiencia y productividad de los demás empleados y de la compañía en conjunto. El abuso de drogas legítimas, o el uso posesión, distribución o venta de drogas ilícitas o controladas, no recetadas, en las instalaciones de la empresa está estrictamente prohibido y es causal de terminación del contrato.

La compañía puede realizar inspecciones no anunciadas para drogas y alcohol en los recintos de su propiedad o controlados por ella. También puede exigir que los empleados se sometan a evaluación médica o pruebas de alcohol o drogas cuando exista sospecha de su uso. Un resultado positivo de la prueba o el rehusarse a ella, es causal para medidas disciplinarias. La empresa igualmente reconoce los riesgos para la salud y la seguridad ocasionados por los fumadores, en consecuencia, desarrolla campañas de prevención, tendientes a evitar el uso del tabaco y el alcohol.

El personal de contratistas está también cubierto por esta Política y aquellos que la violen serán retirados de las instalaciones y actividades de la empresa y podrá negárseles el ingreso futuro, o la prórroga de contratos.

POLÍTICA DE SEGURIDAD VIAL INTEGRAL

Es compromiso de COLVIAJES S.A., lograr que las actividades se ejecuten continuamente de forma segura con el fin de disminuir la probabilidad de ocurrencia de accidentes que puedan afectar la integridad física, mental y social de los colaboradores, clientes, contratistas, y demás partes interesadas internas y externas, el medio ambiente y todas sus representaciones como actores viales. Por ello Colviajes define las siguientes premisas:

  • El cumplimiento de las leyes y regulaciones nacionales y locales emanadas por el Ministerio de Transporte u otras entidades que regulen la movilidad en Colombia, enmarcados en principios de seguridad, calidad, la preservación de un ambiente sano y la protección del espacio público.
  • La minimización de los riesgos derivados del comportamiento en la conducción a través de dispositivos de monitoreo vehicular, cuidado del vehículo, desarrollo de programas de inspecciones y mantenimiento oportuno a vehículos
  • El respeto por todos los actores viales (Conductores, pasajeros, ciclistas, motociclistas y peatones)
  • Toma de acciones necesarias para evitar fatiga en la vía. Se permitirá que el conductor se encuentra en estado de vigilia en un periodo máximo de 16 horas, se deberá asegurar un descanso de calidad mínimo de 6 horas
  • Como medida preventiva para evitar el micro sueño y otros riesgos asociados a la conducción, el conductor deberá realizar pausas activas cada 2 horas.
  • Vigilar la responsabilidad de los colaboradores y contratistas en el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos, estableciendo las medidas de control para evitar la ocurrencia de accidentes que puedan generar daños al individuo, a terceros o al medio ambiente, derivados por el mantenimiento.
  • Establecer estrategias de formación, capacitación y sensibilización a los colaboradores y contratistas en la minimización de riesgos, prevención de accidentes de tránsito y respeto por los actores viales, que permitan la adopción de conductas seguras durante la conducción.
  • Teniendo en cuenta que la principal fuente de distracción en la conducción son los dispositivos móviles o cualquier dispositivo bidireccional, la organización define que el uso de estos dispositivos se permite solamente cuando el vehículo se encuentre totalmente detenido y apagado. En caso de recibir una llamada mientras se está conduciendo, cuando se realicen desplazamientos en rutas externas, el conductor deberá detenerse en un sitio seguro y señalizar anticipadamente con las luces estacionarias su intención de detenerse, en rutas internas su uso está prohibido mientras el vehículo se encuentre en movimiento.
  • Es obligatorio el uso del cinturón de seguridad para el conductor y sus pasajeros, haciendo extensiva esta práctica en horas no laborales como una acción propia hacia una cultura del cuidado y preservación de la vida
  • La velocidad es el primer factor generador de accidentes de tránsito a nivel mundial, según la Organización Mundial de la Salud, COLVIAJES S.A. comprometido con la seguridad vial y la minimización de los riesgos y accidentes, establece las siguientes velocidades de circulación para sus vehículos livianos:
  • 80 KM / H: En vías carreteras nacionales.
  • 60 KM / H: En vías urbanas (Ciudad – Pueblos).
  • 50 KM / H: En vías urbanas (Bogotá y ciudades donde aplique).
  • 40 KM / H: En vías rurales sin pavimenta o vías campos de operación.
  • 30 KM / H: En sectores escolares y residenciales.
  • 10 KM / H: Locaciones o en zonas donde se realicen obras.
  • 10 KM / H: Circulación en Rutas internas de la Compañía.
  • Estos límites están sujetos a la normatividad legal vigente, las disposiciones de las autoridades competentes y la señalización en el trazado de las vías, en general, se debe acatar el límite máximo establecido según lo especificado en las vías por las que se transite.
  • La empresa exige el cumplimiento de esta política a sus colaboradores y contratistas y dispondrá de medidas disciplinarias ante la desobediencia de esta.
  • El conductor deberá reportar toda novedad que considere genere un riesgo para su integridad, la del usuario y los demás actores viales.
  • Compromiso hacia el mejoramiento continuo, con todos los aspectos relacionados a la seguridad vial.
  • Todos los colaboradores, deberán participar de los controles operacionales tales como: análisis de GPS, pruebas de alcoholemia, sustancias psicoactivas e inspección a los vehículos, generando planes de acción según sus hallazgos.
  • La minimización de los riesgos derivados del comportamiento, dispositivos de monitoreo vehicular, cuidado del vehículo, desarrollo de programas de inspecciones y mantenimiento oportuno a vehículos.
  • El respeto por los usuarios de la vía y otros conductores; así como tomar las acciones necesarias para evitar fatiga en la vía.
  • Vigilar la responsabilidad de los trabajadores, asociados y contratistas en el mantenimiento preventivo y correctivo, con el objeto de mantener un desempeño óptimo de sus vehículos, estableciendo las medidas de control para evitar la ocurrencia de accidentes que puedan generar daños al individuo, a terceros o al medio ambiente.
  • Establecer estrategias de concientización a los trabajadores, contratistas en la minimización de riesgos, a través de capacitaciones de orientación a la prevención de accidentes de tránsito y respeto por las señales de tránsito vehicular, que permitan la adopción de conductas proactivas frente al manejo defensivo.
  • Desarrollar mecanismos de intervención de promoción y prevención de conductas respetuosas por las normas viales, desarrollo personal, crecimiento y liderazgo en la responsabilidad de la operación de vehículos y el transporte de personas.

Así mismo, está prohibido para el personal que conduzca un vehículo obedecer a medios de distracción como el celular.

La empresa exige el cumplimiento de esta política a sus colaboradores, subcontratistas y/o afiliados y dispondrá de medidas disciplinarias ante la desobediencia de la misma.

Estos límites están sujetos a la normatividad legal vigente, las disposiciones de las autoridades competentes y la señalización en el trazado de las vías. En general, se debe acatar el límite máximo establecido según lo especificado en las vías por las que se transite. Por otro lado es importante aclarar que los conductores de COLVIAJES S.A. deben conducir siempre bajo la premisa de velocidad segura, esto es:

Mantener atención permanente sobre las condiciones climáticas, de la vía, del tráfico y del tipo de vehículo, adecuando siempre su velocidad para mantener un claro control y seguridad sobre las condiciones de manejo, permitiéndole anticiparse a cualquier peligro y actuar preventivamente.

De acuerdo con las normas legales vigentes, todos los vehículos cuentan con un dispositivo control de velocidad que poseen elementos visuales que detectan y registran los excesos de velocidad; cuando hay eventos de accidentalidad, estos son empleados para retroalimentación de los conductores para una mejora continua, reducción de los índices de accidentalidad e infracciones por exceso de velocidad.

CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

  1. PRINCIPIOS QUE ORIENTAN LAS POLÍTICAS INTERNAS DE PERSONAL

 

La Empresa se enmarcará en el respeto a la integridad de sus trabajadores y de sus familias, observando:

a. El pago de una remuneración oportuna y justa, de acuerdo con el aporte, el esfuerzo individual y la productividad.

b. Evitar cualquier clase de discriminación y ofrecer a sus trabajadores las oportunidades para su superación personal y profesional.

c. Fomentar la comunicación e interacción permanente de todos los niveles de la organización.

d. Valorar objetivamente la eficiencia y eficacia de la labor que cumplen sus trabajadores a fin de brindarles mejores oportunidades dentro de la empresa.

  1. LA CONDUCTA DEL TRABAJADOR FRENTE AL GRUPO DE TRABAJO Y A LA EMPRESA 

Cada trabajador de COLVIAJES S.A debe ser consciente de sus responsabilidades consigo mismo, con el grupo de trabajo y con la organización a la que presta sus servicios en tal virtud, deberá procurar obtener los más altos estándares en el desempeño de la labor que le ha sido encomendada y responder con dedicación a los compromisos adquiridos y hacer suyos los objetivos institucionales y la implementación de los procedimientos que permitan evitarle daño a su imagen y bienes.

Debe respetar a sus compañeros de trabajo, absteniéndose de propiciar cualquier clase de discriminación. Antes, por el contrario, creará situaciones diarias de convivencia que desarrollen la confianza, la solidaridad y el fundamento de eficaz del trabajo en equipo.

Para estos propósitos:

a. Evitará los chismes y rumores malintencionados, las relaciones afectivas con compañeros de trabajo, el consumo de alcohol y sustancias psicoactivas y cualquier tipo de actividad que beneficie los intereses económicos de algún trabajador de la Empresa mediante la promoción de actividades como rifas, ventas internas, creación de fondos, cadenas, pirámides, promoción de préstamos.

b. Respetará los derechos humanos y las leyes del país, particularmente aquellas que regulan la actividad económica de COLVIAJES S.A.

c. Colaborará en la prevención y control de los riesgos que puedan afectar su salud o su integridad personal y la de sus compañeros de trabajo y prestará apoyo decidido en la atención de situaciones de emergencia, siendo consciente de que la prioridad sea la conservación de la vida y la integridad.

d. Favorecerá en la conservación y el cuidado de las herramientas de trabajo y bienes de la Empresa, evitando el desperdicio, el maltrato o el uso indebido de materias, equipos de oficina y dotaciones y los utilizara únicamente para los fines a los están destinados, por lo tanto, evitara la duplicación y utilización sin la licencia correspondiente del software utilizados en los equipos de la compañía.

e. Velará por la veracidad, exactitud y oportunidad de los informes relacionados con las actividades de la compañía, sus movimientos financieros y contables, que deban ser presentados ante las entidades estatales o a nivel de otras Empresas del sector privado.

f. Manejará con transparencia y responsabilidad la información de la Empresa a la cual tenga acceso en cumplimento de sus funciones, especialmente cuando esta información tenga el carácter de confidencial y/o estratégica, obligándose a devolver la totalidad de los documentos que haya manejado, en caso de retirarse de la compañía.

g. Divulgará los hechos positivos de la compañía evitando comentar aquellos que atentan contra la imagen institucional.

h. Cumplirá a cabalidad con sus obligaciones y prohibiciones legales, contractuales y reglamentarias.

  1. LA CONDUCTA DEL TRABAJADOR DE NOMBRE DE LA EMPRESA FRENTE A SUS CLIENTES, SOCIOS, EL ESTADO, SOCIEDAD Y DEMÁS PARTES INTERESADAS 

La buena fe, la transparencia y la rectitud deben caracterizar al trabajador de la compañía, en el momento de establecer acuerdo, convenidos o negociaciones con los distintos estamentos de la organización y con los clientes de la Empresa. En consecuencia, el trabajador de COLVIAJES S.A:

a. Se abstendrá de dar o recibir regalos de socios comerciales o proveedores que puedan eventualmente condicionar su conducta.

b. Velará por la calidad y eficiencia de los servicios que la compañía presta, ocupándose de su postventa a fin de garantizar la atención y solución inmediata de las quejas.

c. Evitará conductas que puedan ser calificadas como prácticas desleales y evitará subestimar o denigrar de las condiciones que ofrecen empresas dedicadas a actividades similares.

d. Informará de manera clara y sin engaños acerca de los servicios que presta la compañía, como medio de fomentar el respeto y la confianza de los clientes en la Empresa y de los competidores, accediendo a los mercados gracias a las ventajas que limpiamente puedan ofrecer, sin acudir a acciones dolosas de ofrecer o dar retribuciones fraudulentas o contrarias a la sana práctica comercial.

e. Dara trato igualitario a los proveedores y clientes de la empresa, evitando discriminar o privilegiar la situación de alguno de ellos.

f. Evitará el abuso del poder económico frente a empresas con menor capacidad de negociación y cumplirá estrictamente con las condiciones de pago acordadas.

g. Propiciara las acciones que permitan a la compañía obtener beneficios que justifiquen la inversión de sus accionistas y que garanticen la continuidad de la empresa y el cumplimiento oportuno de sus compromisos financieros.

h. Velará porque los ingresos de la compañía sean utilizados únicamente en los fines a los cuales están destinados.

i. Brindará la información relacionada con la Empresa que las entidades de control y vigilancia soliciten, preocupándose de su veracidad y exactitud.

j. Evitará comprometer a la empresa en actividades políticas, religiosas o partidistas.

  1. PRINCIPIOS Y VALORES QUE DEBEN CARACTERIZAR LA CONDUCTA DE LOS SOCIOS, DIRECTIVOS Y EMPLEADOS DE LA COMPAÑÍA. 

Es obligación de todos y cada uno de los estamentos de la Empresa reportar inmediatamente sean detectadas, las operaciones sospechosas que puedan estar vinculadas al lavado de activos a la UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PUBLICO, utilizando los formularios preparados por la Entidad gubernamental para tal efecto, absteniéndose de alertar a los usuarios que han sido reportados.

No es necesario que se tenga certeza sobre las actividades delictivas que se reportan, bastando simplemente que se encuentren dentro de los parámetros de riesgo o alerta establecidos o que razonablemente se estime que las operaciones son irregulares o extrañas.

El reporte de las actividades sospechosas no exime del deber de denunciar ante las autoridades competentes las conductas punibles de cuya comisión se tenga conocimiento establecido por la ley a cargo de todos los habitantes del país.

A continuación, se consagran los criterios necesarios que permiten resolver distintas situaciones, en las que se deben anteponer los principios éticos a lo largo de metas comerciales, que comprometen a toda la Empresa.

Las siguientes son las conductas esperadas de todos los integrantes de la organización frente a situaciones que puedan derivar en CONFLICTO DE INTERESES, situaciones que se presenta cuando los intereses personales o familiares puedan encontrarse en oposición con los de la compañía y conduzcan a comportamientos desviados del recto y cabal cumplimiento de las responsabilidades.

Por consiguiente, debe entenderse como conducta obligada para todos los integrantes de la compañía la tendiente a evitar colocarse en las siguientes situaciones o similares:

a. La participación directa o indirecta en la propiedad de un negocio o empresa que actué como proveedor de bienes o servicios para la compañía.

b. La vinculación laboral, comercial o profesional con la empresa que sean proveedoras o que representen competencia para la compañía.

c. Suministrar información de la empresa para beneficio propio o de terceros.

d. Usar la posición o influencia de su cargo para desviar oportunidades o negocios de la empresa, en beneficio propio, de un familiar o allegado o para presionar directa o indirectamente al personal a su cargo con el fin de ejercer negociaciones que redunden en beneficio personal o de personas relacionadas.

e. Intervenir a nombre de la empresa en retribuciones, pagos, alteraciones o favores diferentes a los aceptados en el medio de los negocios.

f. Informar por escrito al jefe inmediato cuando se presente una situación de conflicto de intereses, de forma clara y oportuna, para determinar con él la conducta a seguir.

g. Marginarse de cualquier proceso decisorio relacionado directa o indirectamente con la situación que genera conflicto de intereses.

h. Enviar los datos completos de las personas naturales y jurídicas que pretendan trabajar con la compañía, a la Gerencia General para que el cliente sea aprobado o rechazado.

i. Sin dicha aprobación por escrito no se le puede prestar ningún tipo de servicio.

j. Frente a situaciones como las previstas, es obligación de todas las personas vinculadas a la compañía:

k. Informar a la instancia superior más indicada, cualquier comportamiento que quebrante las normas establecidas en el presente Código de ética y conducta.

l. Propiciar, ante todo por quienes tienen personal a su cargo, un ambiente de confianza adecuado para que los comportamientos contrarios a la ética sean oportunamente analizados y sancionados.

m. Dar curso a la investigación interna de los hechos que configuren violaciones a las disposiciones de este código, a fin de quienes tienen a su cargo esta función, adopten oportunamente las medidas disciplinarias pertinentes y si es el caso, informen sobre el particular a las autoridades.

n. Siempre que la naturaleza de los hechos sea indiciaria de un delito, se formulará la correspondiente denuncia penal y si a ello hay lugar, se adelantara la acción respectiva para obtener la indemnización de los perjuicios que el hecho antijurídico haya causado.

o. En todo caso y de acuerdo con la conducta que se espera de cada miembro de la empresa, se recalcan como obligaciones principales; el manejo cuidadoso de información privilegiada a la que tenga acceso, absteniéndose de recibir regalos o dadivas con el objeto de evitar sobornos, asumir una actitud prudente frente la colaboración constante que las autoridades requieran, estar dispuesto a prevenir, detectar y control el lavado de activos.

p. Abstenerse de prestar nuestros servicios a alguna empresa o persona que no hayan sido verificados sus datos y aprobado por escrito por la Gerencia General.

La empresa también contempla como otra obligación de los empleados, la siguiente:

a. Los equipos de computación o de comunicación que la empresa entrega como herramientas de trabajo tienen como única finalidad el uso en labores en beneficio exclusivo de la empresa. Por lo tanto, queda prohibido el uso o acceso de las herramientas o equipos de comunicación en beneficio propio o de terceros, sin la debida autorización de la Gerencia.

b. Así mismo, queda prohibido acceder a la internet, bajar documentos, diseños, fotos, videos, música o cualquier otro servicio, que no esté directamente relacionado con las actividades normales de la empresa, o en beneficio propio o de terceros.

c. El trabajador se hace responsable del uso indebido y de los costos y perjuicios que ello genere cuando se infrinja la prohibición relacionada fuera de las sanciones disciplinarias correspondientes, consagradas en el Reglamento Interno de Trabajo.

POLÍTICA DE SEÑALIZACIÓN

En las instalaciones de COLVIAJES S.A. se utilizan múltiples técnicas de prevención de accidentes, además de contar con la delimitación e identificación de áreas o zonas específicas; por tal motivo, con la señalización se busca disminuir la ocurrencia de accidentes de trabajo, además de implementar algunos controles, que permiten advertir y reconocer a tiempo los posibles riesgos presentes en las diferentes áreas laborales, de circulación y parqueo de vehículos.

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Información del responsable del tratamiento de los datos: Viajes Empresariales y Turismo por Colombia S.A. Sigla: COLVIAJES S.A. identificada con NIT: N°832.011.124-0

PARTE I DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y el Decreto 1074 de 2015.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje la sociedad Viajes Empresariales y Turismo por Colombia S.A. Sigla: COLVIAJES S.A.

ARTÍCULO 3. OBJETO. Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de Habeas Data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza COLVIAJES S.A.

ARTÍCULO 4. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. COLVIAJES S.A., aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos sobre las que tengan poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.

ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES., En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por COLVIAJES S.A. debe ser informada al Titular.

b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte del Responsable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

PARTE II • DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN: De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y corregir sus Datos Personales. Con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.

2. Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los Datos Personales.

3. Ser informado por COLVIAJES S.A. del uso que se le han dado a los Datos Personales.

4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de COLVIAJES S.A., de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.

5. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales.

6. Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de COLVIAJES S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

7. Tener acceso a los Datos Personales que COLVIAJES S.A. haya recolectado y tratado.

ARTÍCULO 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: En calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, COLVIAJES S.A., se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

2. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012;

6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;

10. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

12. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

PARTE III. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD

ARTICULO 8. AUTORIZACIÓN. COLVIAJES S.A., en su condición de Responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTICULO 9. FINALIDAD DE LA AUTORIZACIÓN. El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de COLVIAJES S.A., con la siguiente finalidad: Registró para ofrecimiento de productos, hacer estadísticas propias del mercado, para generar ofrecimientos.

ARTÍCULO 10. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. COLVIAJES S.A. tendrá disponible el formato de autorización que ha definido para la recolección y tratamiento de datos personales. La autorización será obtenida por alguno de los siguientes medios: a. Cotizaciones, b. Recibimiento de Hojas de Vida, c. Actividades de Mercadeo, d. Eventos, e. Registro, f. Órdenes de servicio, g. Contratos.

ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD. COLVIAJES S.A. tiene disponible un formato de aviso de privacidad definido por la empresa y que podrá ser consultado vía correo electrónico o a través de nuestra pagina web.

PARTE IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS. Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad.

La solicitud deberá hacerse por alguno de los siguientes medios: Correo electrónico: luzlenny.cajamarca@colviajes.com.co o contactando al Director de Gestión y Talento Humano en Bogotá: (571) 7470226

PARTE VI. DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 14. DESIGNACIÓN. COLVIAJES S.A., designa al Director de Gestión y Talento Humano o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como titular de la información.

ARTÍCULO 15. VIGENCIA DEL MANUAL. El presente manual rige a partir de Junio de 2014.