POLÍTICAS DE GESTIÓN INTEGRAL

En COLVIAJES S.A., nos comprometemos a:

  • Generar una cultura de servicio, enfocada hacia el cumplimiento de las necesidades y requerimientos de nuestros clientes, con servicios oportunos y seguros.
  • Garantizar que el talento humano sea competente y comprometido con la organización.
  • Asegurar el crecimiento, rentabilidad y sostenibilidad de la empresa, según el marco estratégico establecido.
  • Orientar a la empresa hacia el mejoramiento continuo y desempeño de sus procesos.
  • Implementar estrategias, para asegurar el bienestar físico, mental y social de sus empleados, ofreciendo, lugares de trabajo seguros y confortables.
  • Minimizar, controlar y prevenir los accidentes laborales, enfermedades profesionales y lesiones personales.
  • Dar cumplimiento a la legislación colombiana aplicable y otros requisitos que suscriba la organización.
  • Suministrar los recursos necesarios para dar cumplimiento al desarrollo de la Gestión Integral.

Todo lo anterior ha sido elaborado y aprobado por el comité estratégico de la empresa.

POLÍTICA DE NO CONSUMO DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS

COLVIAJES S.A., está comprometida en proporcionar un sitio de trabajo seguro, saludable y productivo a todos sus empleados. La empresa reconoce que el abuso de alcohol, drogas, tabaco y otras sustancias por parte de cualquier empleado, perjudicará su capacidad de rendir en forma apropiada y tendrá efectos adversos sobre la seguridad, eficiencia y productividad de los demás empleados y de la compañía en conjunto. El abuso de drogas legítimas, o el uso posesión, distribución o venta de drogas ilícitas o controladas, no recetadas, en las instalaciones de la empresa está estrictamente prohibido y es causal de terminación del contrato.

La compañía puede realizar inspecciones no anunciadas para drogas y alcohol en los recintos de su propiedad o controlados por ella. También puede exigir que los empleados se sometan a evaluación médica o pruebas de alcohol o drogas cuando exista sospecha de su uso. Un resultado positivo de la prueba o el rehusarse a ella, es causal para medidas disciplinarias. La empresa igualmente reconoce los riesgos para la salud y la seguridad ocasionados por los fumadores, en consecuencia desarrolla campañas de prevención, tendientes a evitar el uso del tabaco y el alcohol.

El personal de contratistas está también cubierto por esta Política y aquellos que la violen serán retirados de las instalaciones y actividades de la empresa y podrá negárseles el ingreso futuro, o la prórroga de contratos.

POLÍTICA DE SEGURIDAD VIAL

Es compromiso de COLVIAJES S.A., lograr que las actividades se ejecuten continuamente de forma segura con el fin de disminuir la probabilidad de ocurrencia de accidentes que puedan afectar la integridad física, mental y social de los funcionarios, clientes, contratistas, la comunidad en general y el medio ambiente. Para cumplir este propósito COLVIAJES S.A., se basa en los siguientes parámetros: El cumplimiento de las leyes y regulaciones nacionales y locales emanadas por el Ministerio de Transporte, enmarcados en principios de seguridad, calidad, la preservación en un ambiente sano y la protección del espacio público.

  • La minimización de los riesgos derivados del comportamiento, dispositivos de monitoreo vehicular, cuidado del vehículo, desarrollo de programas de inspecciones y mantenimiento oportuno a vehículos.
  • El respeto por los usuarios de la vía y otros conductores; así como tomar las acciones necesarias para evitar fatiga en la vía.
  • Vigilar la responsabilidad de los trabajadores, asociados y contratistas en el mantenimiento preventivo y correctivo, con el objeto de mantener un desempeño óptimo de sus vehículos, estableciendo las medidas de control para evitar la ocurrencia de accidentes que puedan generar daños al individuo, a terceros o al medio ambiente.
  • Establecer estrategias de concientización a los trabajadores, contratistas en la minimización de riesgos, a través de capacitaciones de orientación a la prevención de accidentes de tránsito y respeto por las señales de tránsito vehicular, que permitan la adopción de conductas proactivas frente al manejo defensivo.
  • Desarrollar mecanismos de intervención de promoción y prevención de conductas respetuosas por las normas viales, desarrollo personal, crecimiento y liderazgo en la responsabilidad de la operación de vehículos y el transporte de personas.

Así mismo, está prohibido para el personal que conduzca un vehículo obedecer a medios de distracción como el celular.

La empresa exige el cumplimiento de esta política a sus colaboradores, subcontratistas y/o afiliados y dispondrá de medidas disciplinarias ante la desobediencia de la misma.

POLÍTICA DE VELOCIDAD

La velocidad es el primer factor generador de accidentes de tránsito a nivel mundial, según la Organización Mundial de la Salud, COLVIAJES S.A. comprometido con la seguridad vial y la minimización de los riesgos y accidentes, establece las siguientes velocidades de circulación para sus vehículos livianos:

80 KM / H: En vías carreteras nacionales.
60 KM / H: En vías urbanas (Ciudad – Pueblos).
40 KM / H: En vías rurales sin pavimenta o vías campos de operación.
30 KM / H: En sectores escolares y residenciales.
10 KM / H: Locaciones o en zonas donde se realicen obras.
10 KM / H: Circulación en Rutas internas de la Compañía.

Estos límites están sujetos a la normatividad legal vigente, las disposiciones de las autoridades competentes y la señalización en el trazado de las vías. En general, se debe acatar el límite máximo establecido según lo especificado en las vías por las que se transite. Por otro lado es importante aclarar que los conductores de COLVIAJES S.A. deben conducir siempre bajo la premisa de velocidad segura, esto es:

Mantener atención permanente sobre las condiciones climáticas, de la vía, del tráfico y del tipo de vehículo, adecuando siempre su velocidad para mantener un claro control y seguridad sobre las condiciones de manejo, permitiéndole anticiparse a cualquier peligro y actuar preventivamente.

De acuerdo con las normas legales vigentes, todos los vehículos cuentan con un dispositivo control de velocidad que poseen elementos visuales que detectan y registran los excesos de velocidad; cuando hay eventos de accidentalidad, estos son empleados para retroalimentación de los conductores para una mejora continua, reducción de los índices de accidentalidad e infracciones por exceso de velocidad.


POLÍTICA SISTEMA DE GESTION SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

COLVIAJES S.A. es una empresa de servicio público de trasporte terrestre automotor especial; que se compromete con la protección, prevención y promoción de la seguridad y salud de todos los colaboradores, mediante el cumplimiento de requisitos legales, el control y gestión oportuna de los riesgos laborales y el mejoramiento continuo de los procesos, vinculando a las partes interesadas y asignando los recursos humanos, físicos y financieros necesarios para la gestión de la salud y seguridad.

La dirección y sus lideres asumen la responsabilidad de promover un ambiente de trabajo sano y seguro en el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Los programas desarrollados están orientados al fomento de una cultura preventiva y del autocuidado, a la identificación de los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles para realizar la intervención de las condiciones de trabajo que puedan causar accidentes o enfermedades laborales, al control del ausentismo y a la preparación de emergencias.

Todos los colaboradores, contratistas y visitantes, tendrán la responsabilidad de cumplir con las normas y procedimientos de seguridad, con el fin de realizar un trabajo seguro y productivo e igualmente serán responsables de notificar oportunamente todas las condiciones que puedan generar consecuencias y contingencias para todas las personas que hacen parte de la organización.

POLITICA USO DEL CINTURÓN DE SEGURIDAD

De acuerdo a lo establecido en el Código Nacional de Tránsito y con el objeto social de COLVIAJES S.A., es responsabilidad del conductor cumplir las normas como el uso obligatorio del cinturón de seguridad, siendo extensiva esta práctica en horas no laborales como una acción propia hacia una cultura del cuidado y preservación de la vida.

Teniendo en cuenta lo anterior, el correcto uso del cinturón por el operador del vehículo debe tener alcance para todos los ocupantes del vehículo.

POLÍTICA DE NO USO DE DISPOSITIVOS MÓVILES DURANTE LA CONDUCCIÓN

COLVIAJES S.A. Teniendo en cuenta que la principal fuente de distracción en la conducción son los dispositivos móviles o cualquier dispositivo bidireccional, la organización define que el uso de estos dispositivos se permite solamente cuando el vehículo se encuentre totalmente detenido. En caso de recibir una llamada mientras se está conduciendo, cuando se realicen desplazamientos en rutas externas, el conductor deberá detenerse en un sitio seguro y señalizar anticipadamente con las luces estacionarias su intención de detenerse, en rutas internas su uso está prohibido mientras el vehículo se encuentre en movimiento.

POLÍTICA DE SEÑALIZACIÓN

En las instalaciones de COLVIAJES S.A. se utilizan múltiples técnicas de prevención de accidentes, además de contar con la delimitación e identificación de áreas o zonas específicas; por tal motivo, con la señalización se busca disminuir la ocurrencia de accidentes de trabajo, además de implementar algunos controles, que permiten advertir y reconocer a tiempo los posibles riesgos presentes en las diferentes áreas laborales, de circulación y parqueo de vehículos.

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

Política de datos

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Información del responsable del tratamiento de los datos: Viajes Empresariales y Turismo por Colombia S.A. Sigla: COLVIAJES S.A. identificada con NIT: N°832.011.124-0

PARTE I DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y el Decreto 1074 de 2015.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje la sociedad Viajes Empresariales y Turismo por Colombia S.A. Sigla: COLVIAJES S.A.

ARTÍCULO 3. OBJETO. Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de Habeas Data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza COLVIAJES S.A.

ARTÍCULO 4. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. COLVIAJES S.A., aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos sobre las que tengan poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.

ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES., En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por COLVIAJES S.A. debe ser informada al Titular.

b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte del Responsable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

PARTE II • DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN: De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y corregir sus Datos Personales. Con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.

2. Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los Datos Personales.

3. Ser informado por COLVIAJES S.A. del uso que se le han dado a los Datos Personales.

4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de COLVIAJES S.A., de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.

5. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales.

6. Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de COLVIAJES S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

7. Tener acceso a los Datos Personales que COLVIAJES S.A. haya recolectado y tratado.

ARTÍCULO 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: En calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, COLVIAJES S.A., se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

2. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012;

6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;

10. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

12. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

PARTE III. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD

ARTICULO 8. AUTORIZACIÓN. COLVIAJES S.A., en su condición de Responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTICULO 9. FINALIDAD DE LA AUTORIZACIÓN. El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de COLVIAJES S.A., con la siguiente finalidad: Registró para ofrecimiento de productos, hacer estadísticas propias del mercado, para generar ofrecimientos.

ARTÍCULO 10. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. COLVIAJES S.A. tendrá disponible el formato de autorización que ha definido para la recolección y tratamiento de datos personales. La autorización será obtenida por alguno de los siguientes medios: a. Cotizaciones, b. Recibimiento de Hojas de Vida, c. Actividades de Mercadeo, d. Eventos, e. Registro, f. Órdenes de servicio, g. Contratos.

ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD. COLVIAJES S.A. tiene disponible un formato de aviso de privacidad definido por la empresa y que podrá ser consultado vía correo electrónico o a través de nuestra pagina web.

PARTE IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS. Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad.

La solicitud deberá hacerse por alguno de los siguientes medios: Correo electrónico: luzlenny.cajamarca@colviajes.com.co o contactando al Director de Gestión y Talento Humano en Bogotá: (571) 7470226

PARTE VI. DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 14. DESIGNACIÓN. COLVIAJES S.A., designa al Director de Gestión y Talento Humano o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como titular de la información.

ARTÍCULO 15. VIGENCIA DEL MANUAL. El presente manual rige a partir de Junio de 2014.